Ruang meeting modern telah mengalami transformasi signifikan di era digital ini berkat integrasi dengan teknologi terbaru. Kini, ruang meeting modern sudah bisa dilengkapi dengan berbagai perangkat canggih berbasis internet.
Hal ini merupakan bagian dari konsep smart office (kantor pintar), yaitu kolaborasi antara IoT (Internet of Things) dengan teknologi yang cerdas di lingkungan kantor. Konsep ini dapat membantu segala pekerjaan kantor semakin efisien, termasuk meeting.
Tingkatkan Ruang Meeting Modern dengan Teknologi Terbaru
Manusia tidak bisa menghindari kenyataan bahwa teknologi telah menjadi bagian integral dalam kehidupan sehari-hari mereka yang membantu meningkatkan efisiensi dan produktivitas kerja. Adapun 6 rekomendasi teknologi terbaru yang bisa Anda terapkan di ruang meeting antara lain yaitu:
1. Digital Whiteboards
Salah satu teknologi terbaru yang sangat mempengaruhi dinamika dalam ruang rapat adalah digital whiteboard atau papan tulis digital. Dulu, kita mengenal papan tulis konvensional yang lebih rentan kotor akibat bekas tinta dan debu.
Digital whiteboards merupakan solusi berbasis cloud yang menghadirkan pengalaman kolaborasi virtual dengan cara yang familiar seperti papan tulis konvensional. Papan tulis ini bisa membuat pertemuan rapat lebih interaktif dan efisien.
Sebab, digital whiteboards memungkinkan setiap partisipan untuk berinteraksi bersama konten yang disajikan secara langsung. Bahkan, mereka bisa memberi kutipan dan membuat perubahan secara real-time.
Dengan interactive display, papan tulis digital juga bisa dipakai bersama stylus pen dan perangkat lunak lainnya. Sehingga anggota rapat bisa melakukan brainstorming, menyampaikan ide, dan membuat visualisasi atas sesuatu secara bersama-sama.
2. Voice-Recognition Technology
Selanjutnya, cobalah tingkatkan efisiensi dalam ruang meeting modern Anda dengan teknologi pengenalan suara. Tanpa perlu lagi melakukan operasi secara manual, teknologi ini mampu melakukan tindakan tertentu berdasarkan perintah suara.
Sehingga, fokus peserta meeting dapat ditempatkan sepenuhnya untuk berdiskusi. Contoh teknologi voice-recognition yang banyak diterapkan saat ini yaitu Alexa, Siri, dan Google Assistant yang mampu mengenali suara penggunanya.
Dengan konfigurasi yang tepat, teknologi ini dapat mengendalikan hampir setiap aspek kantor termasuk pencahayaan, musik, dan tirai. Karena dapat mengeluarkan perintah tanpa menggunakan tangan, karyawan bisa bekerja dengan lebih efisien.
Manfaat lainnya adalah peningkatan aksesibilitas kepada setiap orang dengan kondisi apapun. Sebagai contoh, individu dengan disabilitas juga dapat lebih mudah menavigasi dan berinteraksi dengan lingkungan kantor.
3. Meeting Room Displays
Meeting room displays adalah sebuah layar yang mampu menampilkan jadwal penggunaan ruang meeting modern secara visual dengan jelas. Teknologi ini penting untuk menampilkan ketersediaan dan agenda setiap ruangan.
Selain itu, beberapa teknologi serupa juga memungkinkan karyawan untuk langsung memesan ruang rapat melalui perangkat lunak pemesanan ruangan yang terhubung secara real-time dengan kalender perusahaan melalui WiFi.
Hal ini dapat membantu menjaga semua orang di lingkungan kantor tetap terinformasi. Sebagai contoh jika ada perubahan ruang meeting, maka peserta cukup melihat informasi yang tertera pada display ini saja.
Baca Juga: 12 Inspirasi Desain Ruang Meeting Kantor Bikin Diskusi Interaktif
4. AI-Powered Cameras
Pada tahun 2022 lalu, 80% orang bekerja secara remote karena pandemi. Kini pada tahun 2023, rapat remote atau hybrid telah menjadi praktik yang diterapkan oleh sebagian besar perusahaan atau posisi/jabatan tertentu.
Sebagai upaya untuk mereplikasi pengalaman tatap muka dalam konferensi video, kini tersedia teknologi AI-powered camera yang menggunakan kecerdasan buatan untuk melakukan meeting daring dengan pembicara lainnya.
Teknologi ini tentu sangat memudahkan anggota tim remote untuk berpartisipasi dalam rapat dari rumah mereka. Berbagai fitur di dalamnya dapat mengotomatisasi proses, sehingga bisa meningkatkan efisiensi konferensi virtual.
5. Smart Lights
Tidak hanya sekedar teknologi, pencahayaan pintar (smart lights) juga berkontribusi untuk menciptakan suasana optimal dalam ruang meeting modern. Sebab, pencahayaan yang tepat dapat meningkatkan konsentrasi dan mood peserta rapat.
Teknologi pencahayaan pintar ini memungkinkan kita untuk mengatur intensitas dan warna cahaya sesuai kebutuhan, sehingga kita dapat menciptakan atmosfer yang sesuai dengan jenis rapat yang sedang kita lakukan.
Melalui teknologi smart lights, peserta rapat bisa memperoleh pencahayaan dinamis dalam berbagai konfigurasi menggunakan bantuan perangkat lunak tertentu. Bahkan, Anda juga bisa mengontrolnya hanya dengan perintah suara.
6. Wireless Connectivity
Orang-orang semakin banyak menggunakan konektivitas nirkabel dalam kehidupan sehari-hari, baik di rumah maupun di lingkungan kantor, berkat perkembangan teknologi saat ini. Melalui wireless connectivity, pengguna dapat mengintegrasikan berbagai perangkat mereka.
Contohnya yaitu teknologi audio visual berbasis wireless connectivity melalui presentasi nirkabel. Platform konferensi terkemuka yang sudah mendukung presentasi nirkabel di antaranya yaitu Microsoft Teams dan Zoom.
Dengan solusi ini, pengguna dapat masuk ke ruangan dan terhubung dengan mudah ke kamera dan mikrofon ruangan, lalu berbagi presentasi mereka tanpa harus repot mengkonfigurasi sambungan kabel.
Baca juga: Jenis dan Alasan Kantor Anda Membutuhkan Video Wall Display
Wujudkan Ruang Meeting Modern Bersama Smart Offices
Dalam menjalani bisnis di era digital, menciptakan ruang meeting yang modern dan efisien menjadi semakin penting. Integrasi teknologi terbaru ke dalam ruang rapat dapat meningkatkan produktivitas dan inovasi dalam kolaborasi.
Sebagai solusi mewujudkan ruang meeting modern, Smart Offices adalah solusinya. Untuk mempelajari berbagai inspirasi kantor modern dan peralatan kantor yang dapat meningkatkan keamanan, kenyamanan dan efisiensi kerja, kunjungi halaman blog kami.
