Penerapan office automation (otomatisasi kantor) pada perusahaan Anda akan memberikan banyak manfaat, salah satunya kemudahan proses administrasi. Sebab, perpindahan data bisa terjadi secara otomatis dan aman tanpa campur tangan manusia.
Kini, sudah banyak kantor yang menerapkan otomatisasi. Data akan dikumpulkan lalu masukan ke dalam sistem komputer. Manajemen serta analisis data kemudian terbantu oleh aplikasi perangkat lunak, seperti Microsoft Word, Microsoft Excel hingga Microsoft PowerPoint.
Namun, ternyata terdapat kekurangan dari penerapan sistem otomatisasi kantor. Simak apa saja kekurangannya dengan membaca artikel ini hingga akhir!
Kelebihan Office Automation System
Penerapan sistem otomatisasi kantor pada perusahaan memiliki berbagai kelebihan yang bermanfaat bagi para pegawainya. Kelebihan tersebut diantaranya sebagai berikut:
Meningkatkan Kualitas dan Akurasi Pekerjaan
Sistem yang menerapkan konsep otomatisasi telah diprogram untuk melakukan tugas secara konsisten dan presisi. Tentu saja hal tersebut meningkatkan kualitas serta akurasi produk maupun layanan perusahaan.
Sistem bisa menghilangkan kesalahan serta penyimpangan yang kerap dilakukan manusia. Ini memberikan tingkat kepuasan pelanggan yang lebih tinggi. Selain itu, sistem akan meminimalkan pengerjaan ulang karena kesalahan yang sering terjadi.
Pekerjaan Lebih Efisien dan Hemat Biaya
Sistem otomatisasi akan mengoptimalkan alur kerja serta mengurangi pemakaian waktu dan sumber daya yang tidak efektif.
Ini bisa terjadi sebab sistem akan menyederhanakan proses pekerjaannya. Intervensi manusia juga berkurang. Perusahaan jadi bisa menghemat biaya, terutama biaya operasional yang biasanya tidak sedikit, karena pekerjaan selesai dengan efisien.
Meningkatkan Keamanan
Pada lingkungan kerja yang berisiko, office automation akan bermanfaat meningkatkan keamanan bekerja. Data akan tersimpan dengan aman dalam komputer. Antivirus serta firewall yang terpasang pada sistem menjadi tameng pelindung data perusahaan.
Tindakan pengamanan data bisa dilakukan. Sehingga, perusahaan dapat memindahkan data dari satu perangkat ke perangkat lain dengan perlindungan yang cukup.
Meningkatkan Produktivitas
Manajemen data yang mengandalkan komputer dan akses internet membantu pegawai meningkatkan produktivitasnya. Sebab, akses data tidak memakan waktu. Jadi, pegawai bisa menyelesaikan lebih banyak pekerjaan dalam waktu yang lebih singkat.
Ini juga mendorong produktivitas perusahaan secara keseluruhan. Mengingat sistem otomatisasi ini umumnya berlaku secara terpusat agar lebih efisien.
Menawarkan Skalabilitas dan Fleksibilitas
Office automation memungkinkan peningkatan atau penurunan skala pekerjaan menyesuaikan perubahan pada jumlah pekerjaan.
Anda bisa lebih fleksibel dalam menyesuaikan tingkat produksi pekerjaan. Kemampuan adaptasi ini akan membantu bisnis kompetitif, dengan tetap memenuhi permintaan dari pelanggan secara efektif.
Baca Juga: Mengenal Office Automation System
Kekurangan OAS
Selain berbagai kelebihan yang telah disebutkan sebelumnya, sistem otomatisasi ini memiliki kekurangan yang bisa Anda simak sebagai berikut:
Pengangguran dan Perpindahan Pekerjaan
Sistem otomatisasi berpotensi memunculkan pengangguran dan menyebabkan perpindahan pekerjaan pegawai. Ini mengingat tugas dan pekerjaan bisa selesai tanpa campur tangan manusia lagi.
Perkantoran menggunakan mesin maupun robot karena dirasa lebih produktif. Bagi Anda yang keterampilannya rendah atau hanya melakukan pekerjaan berulang, akan berisiko diberhentikan atau dipindahkan ke divisi lain.
Biaya Implementasi yang Tinggi
Pada awal penerapan office automation, biaya yang perusahaan perlu keluarkan untuk investasi awal cukup signifikan. Sebab, perlu pembelian perangkat lunak, perangkat keras, hingga membiayai pelatihan pegawai.
Memang benar untuk jangka panjang cenderung lebih hemat. Namun, biaya ini akan menyulitkan bagi perusahaan dengan sumber daya terbatas.
Keterbatasan Teknis
Sistem otomatisasi mengandalkan teknologi dan sistem yang cukup kompleks. Ketika terjadi masalah teknis seperti gangguan pada perangkat lunak, maka operasional kantor dapat terganggu. Downtime pun berisiko terjadi.
Lalu, bagi beberapa pekerjaan tertentu akan sulit untuk menerapkan otomatisasi. Ini karena kompleksitas pekerjaan tersebut, sehingga masih memerlukan penilaian maupun kreativitas manusia.
Ketergantungan dan Hilangnya Keterampilan
Terlalu mengandalkan sistem otomatisasi akan berdampak negatif pada keterampilan Anda sebagai pegawai kantoran. Anda mungkin jadi tidak mahir lagi dalam melakukan tugas-tugas yang sudah mengandalkan otomatisasi.
Jika hal tersebut terjadi pada setiap pegawai, maka perusahaan pun akan sulit beroperasi tanpa office automation. Sedangkan, Anda sebagai individu akan terhambat kemampuannya dalam beradaptasi di dunia kerja.
Penurunan Interaksi dan Pengalaman Pelanggan
Sistem otomatisasi juga bisa membuat interaksi antara pegawai berkurang. Pada industri tertentu, akan berisiko memberikan dampak negatif bagi pengalaman pelanggannya.
Sebab, pelanggan bisa saja lebih menikmati layanan yang dipersonalisasi. Lebih tepatnya, perlu campur tangan pegawai dalam prosesnya.
Ini mengingat sistem otomatisasi tidak selalu bisa memberikan empati hingga pemecahan masalah pelanggan yang serupa dengan pegawai biasa.
Semoga pembahasan tentang kelebihan dan kekurangan office automation bisa menjadi referensi bagi Anda yang perusahaannya ingin melakukan penerapan sistem otomatisasi. Anda bisa menyiasati kekurangan dari sistem ini agar tidak mengurangi manfaat yang bisa dirasakan.
Baca Juga: Mengenal Apa itu Smart Door Lock dan Manfaat Pemasangannya
Untuk mendapatkan inspirasi kantor modern dan peralatan yang mendukung efisiensi di dalamnya, Anda bisa mengunjungi blog Smart Offices. Terdapat berbagai informasi menarik yang bisa Anda dapatkan, termasuk tentang penerapan sistem otomatisasi kantor yang efektif.
