Di berbagai tempat, misalnya perusahaan-perusahaan besar, bisa saja mendapatkan pengunjung dalam jumlah yang banyak setiap harinya. Hal ini sebenarnya dapat menimbulkan berbagai risiko, terlebih jika tidak ada sistem manajemen yang baik untuk mengaturnya. Maka dari itu, kini telah dikembangkan visitor management system.
Namun, mungkin masih ada banyak orang yang belum tahu apa yang dimaksud dengan sistem yang satu ini. Melalui artikel ini, akan dijelaskan lebih lanjut tentang sistem manajemen yang satu ini, jangan lewatkan penjelasannya!
Apa itu Visitor Management System?
Sebelum membahas lebih jauh, mari dibahas terlebih dahulu tentang pengertian dari sistem modern yang satu ini. VMS umumnya diterjemahkan sebagai sistem manajemen pengunjung. Ini merupakan sebuah terobosan teknologi di mana Anda bisa menelusuri dan melakukan pemantauan terhadap pengunjung yang memasuki kantor.
Bisa jadi, pengunjung tersebut adalah calon karyawan, kurir paket, konsultan, kontraktor, atau pelanggan Anda. Sistem ini akan meminta pengunjung tersebut untuk log-in sebelum memasuki kantor atau bangunan tertentu.
Ini dapat menjadi sistem yang menggantikan pendataan yang dulunya dilakukan secara konvensional atau manual, tentunya dengan cara yang lebih efektif dan efisien.
Manfaat dan Fungsi Visitor Management System
Setelah membaca penjelasan di atas, mungkin Anda telah terbayang bagaimana sistem ini berjalan dan manfaat apa saja yang akan diperoleh.
Berikut adalah penjelasan lebih lanjut tentang berbagai manfaat dari sistem manajemen pengunjung yang kini mulai populer digunakan dalam berbagai bangunan modern, termasuk kantor.
Membuat Lingkungan Kerja Semakin Nyaman
Manfaat pertama yang dapat diperoleh yaitu membuat lingkungan kerja yang nyaman untuk para pegawainya.
Salah satu hal yang dapat mendukung kenyamanan adalah faktor keamanan, misalnya keamanan dari segi pekerjaan, lingkungan kerja, serta fasilitas yang didapatkan di sana. Dengan adanya visitor management system, Anda bisa mendapatkan semua keamanan itu.
Setelah sistem keamanannya sudah mumpuni, maka setiap orang di dalam kantor tersebut pun akan menjadi semakin nyaman, baik untuk melakukan pekerjaannya maupun untuk melakukan berbagai aktivitas lainnya.
Interaksi yang dilakukan di dalam kantor pun dapat dilakukan dengan lebih nyaman, misalnya antara karyawan dan klien atau pengunjung lainnya.
Meningkatkan Reputasi
Manfaat selanjutnya, penerapan VMS juga dapat membuat reputasi dari kantor Anda meningkat. Pada dasarnya, sistem yang baik dapat sangat berpengaruh terhadap kepercayaan dari berbagai pihak, misalnya pelanggan atau klien bisnis Anda.
Lalu, ketika para pengunjung datang ke kantor dan disambut dengan sistem ini, maka reputasi baik pun dapat lebih meningkat karena kantor Anda dianggap sangat menjaga keamanan dan kenyamanan para pekerja dan pengunjungnya
Meningkatkan Keamanan di Lingkungan Kerja
Seperti yang sudah dijelaskan sejak awal, banyaknya pengunjung di kantor dapat membuat risiko kejahatan pun meningkat, misalnya risiko pencurian.
Namun, dengan adanya visitor management system, maka risiko tersebut dapat diminimalisir karena Anda dapat memantau pengunjung yang datang pada waktu tertentu.
Membuat Monitoring Lebih Tepat Waktu
Manfaat selanjutnya dari VMS yaitu untuk memonitoring pengunjung yang hadir, misalnya kapan mereka tiba dan keluar dari kantor. Hal ini membuat Anda dapat mengawasi keadaan pengunjung kantor secara real-time.
Fitur-Fitur dalam VMS
Dalam mendukung sistem tersebut, ada beberapa fitur utama yang terdapat di dalam VMS ini, berikut adalah penjelasan selengkapnya.
Manajemen Pengunjung atau Visitor Management
Pertama, tentunya ada manajemen pengunjung atau visitor management yang dapat membantu dalam melakukan pencatatan terhadap data pengunjung. Dengan fitur ini, maka Anda dapat lebih mudah untuk membuat daftar tamu, termasuk mencatat berbagai jenis informasi penting yang dibutuhkan.
Penghitungan Jumlah Pengunjung atau Property Counter
Selanjutnya, ada penghitungan jumlah pengunjung yang dapat membantu Anda untuk mengetahui sebanyak apa pengunjung yang datang pada waktu tertentu.
Dengan adanya fitur ini, maka Anda bisa mengetahui apakah orang yang ada di dalam suatu bangunan masih berada dalam kapasitas yang sesuai atau ternyata sudah melebihi batas.
Fitur ini penting untuk memastikan bahwa bangunan tersebut tetap sesuai dengan regulasi terkait kapasitasnya, tidak sampai kelebihan pengunjung.
Analisis Pengunjung atau Visitor Analysis
Ketiga, ada fitur analisis pengunjung yang dapat memberitahu Anda tentang data pengunjung dan seberapa banyak pengunjung yang hadir setiap harinya. Berbagai data yang diperlukan dapat diambil dengan memanfaatkan fitur yang satu ini, misalnya tempat tinggal mereka.
Laporan Pengunjung atau Visitor Report
Fitur penting berikutnya dalam visitor management system yaitu laporan pengunjung. Dengan fitur ini, maka Anda dapat membuat pencatatan yang terstruktur tentang siapa saja yang telah berkunjung atau sebanyak apa pengunjung yang datang.
Itulah berbagai penjelasan tentang sistem manajemen pengunjung, mulai dari pengertian, manfaat, serta fitur yang ada di dalamnya dan dapat dioptimalkan setiap fungsinya. Bisa dikatakan bahwa sistem ini sangat penting untuk berbagai perusahaan atau tempat yang memiliki banyak pengunjung, sehingga manajemennya pun dapat menjadi lebih baik.
Anda bisa memanfaatkan visitor management system untuk berbagai keperluan, sehingga pengontrolan dan monitoring pun dapat dilakukan dengan lebih efektif dan tetap aman. Lalu jika Anda membutuhkan berbagai teknologi dan sistem untuk membuat kantor modern, silakan kunjungi laman Smart Offices blog!
