Office Automation System (OAS), atau sistem otomatisasi kantor, berguna untuk membuat pekerjaan lebih praktis melalui alat elektronik. Sistem otomatisasi ini pun meningkatkan produktivitas, sebab komunikasi dan koordinasi antara pegawai bisa terjadi walau dari jarak jauh.
Google Docs dan juga video conference merupakan contoh sistem otomatisasi kantor yang kini ramai digunakan. Sistem mengandalkan koneksi internet, sehingga lebih minimalis dan beradaptasi dengan era digitalisasi. Simak artikel ini hingga akhir untuk lebih mengenal OAS!
Pengertian Office Automation System
Sistem otomatisasi kantor merupakan alat yang membuat pegawai dapat mengerjakan pekerjaan kantor secara otomatis. Sistem OAS ini menggunakan alat elektronik yang membuat perpindahan data perusahaan bisa terjadi secara otomatis dari satu sistem ke sistem yang lain.
Bukan hanya itu saja, OAS juga menjadi salah satu cara komunikasi dan bertukar informasi antara orang dalam dan luar perusahaan. Melalui sistem OAS, tugas dan pekerjaan sehari-hari menjadi lebih mudah pengelolaannya.
Pegawai pun akan merasakan alur bekerja yang lebih terstruktur dan efektif. Jadi, penerapan sistem otomatisasi kantor di masa kini cukup esensial bagi keberlangsungan aktivitas kantor.
Baca Juga: Mengenal Fungsi Kantor Modern dan Manfaatnya
Fungsi OAS
Memiliki office automation system pada perusahaan Anda berarti mendukung dan memudahkan pekerjaan dengan lingkup kerja yang cukup luas.
Para pegawai kantor bisa berkomunikasi serta berkoordinasi dengan baik, meskipun tidak semuanya berada di kantor. Cara tersebut pun mendukung terciptanya produktivitas operasional kantor yang lebih meningkat.
Untuk mengetahui fungsi OAS lebih jelas, berikut pembahasannya:
-
Memudahkan Proses Administrasi
Administrasi kantor adalah area yang akan merasakan banyak manfaat dari penerapan sistem otomatisasi. Sebab, seluruh data perusahaan bisa langsung masuk otomatis tanpa harus menggunakan cara manual lagi.
Semua pegawai kantor, khususnya sekretaris perusahaan, akan sangat terbantu apabila sistem otomatisasi diterapkan. Ini mengingat administrasi kantor sering berisi data penting perusahaan, jadi sistem otomatisasi membantu kantor lebih aman dari risiko kehilangan data.
-
Membuat Pekerjaan Lebih Fleksibel
Dengan menggunakan Office automation system memungkinkan pegawai kantor bekerja dari jarak dan lokasi yang jauh. Meskipun begitu, pekerjaannya pun dapat terakses dengan mudah pula.
Ini akan membantu kantor yang ingin menerapkan sistem Work from Anywhere (WFA). Jadi, pegawai kantor bisa tetap bekerja dengan baik walaupun tidak datang ke kantor.
-
Meminimalkan Kesalahan dalam Bekerja
Administrasi, serta pekerjaan lain yang membutuhkan pencatatan manual, rentan mengalami kesalahan. Ketika terjadi kesalahan, akan memakan lebih banyak waktu untuk memperbaikinya.
Namun, Anda tidak akan merasakan hal tersebut ketika terdapat sistem otomatisasi di kantor. Umumnya, alat untuk otomatisasi kantor telah menerapkan sistem simpan otomatis hingga copy paste.
Ini tentu membuat perusahaan yang melakukan banyak pencatatan terbantu karena akan mengurangi kesalahan dalam pekerjaan.
-
Meningkatkan Produktivitas Kerja
Bagi perusahaan berskala besar, penerapan office automation system akan membuat produktivitas kerja meningkat. Ini berhubungan dengan sistem yang mengandalkan konsep digitalisasi dan koneksi internet.
Aktivitas seperti input data, transfer data, hingga melakukan rapat penting, bisa selesai dalam waktu yang lebih singkat. Alur bekerja pun lebih dinamis dan efisien, sehingga membantu seluruh pegawai produktif dalam mengembangkan perusahaan.
-
Memiliki Fasilitas Komunikasi Memadai
Memisahkan ranah pekerjaan kantor dengan kehidupan pribadi kini lebih mudah melalui sistem otomatisasi yang menyediakan sarana komunikasi kantor yang memadai.
Anda bisa berkomunikasi secara formal maupun informal, menyesuaikan dengan budaya kantor, melalui aplikasi otomatisasi untuk sektor komunikasi yang tersedia.
Mendiskusikan tentang pekerjaan pun jauh lebih nyaman dan fokus pada poin pembahasannya.
Contoh OAS
Terdapat beragam jenis office automation system dalam bentuk aplikasi yang terbagi berdasarkan kategori penggunaannya sebagai berikut:
-
Pengolahan Kata
Untuk pengolahan data tertulis dan mendukung komunikasi melalui tulisan yang lebih efektif, tersedia aplikasi ini:
- Microsoft Word
- Google Documents
- Office Word Online
- Notepad
- Docs To Go
-
Pengolahan Angka
Aplikasi yang mendukung pengolahan angka seperti perhitungan anggaran perusahaan lebih akurat adalah Microsoft Excel serta MYOB.
-
Surat Elektronik (Email)
Mengirim data, pengumuman, hingga dokumen tertentu bisa melalui aplikasi surat elektronik yang terdiri dari:
- Gmail
- Yahoo
- Microsoft Outlook
- Fasmail
- Zoho Mail
-
Video Conference
Ketika perlu melakukan pertemuan atau rapat dengan berbagai pihak di kantor, menggunakan aplikasi video conference adalah solusinya. Seperti Skype, Google Meet, hingga Zoom Meeting, yang membuat pertemuan atau rapat lebih efisien.
-
Audio Conference
Untuk komunikasi melalui audio yang efektif ketika sedang berjauhan secara jarak diantaranya ada:
- Slack
- Facetime
- Microsoft Teams
Melihat manfaat dan ketersediaan fasilitas pendukung office automation system, tidak heran apabila semakin banyak kantor yang menerapkan sistem otomatisasi tersebut di masa kini. Anda tidak hanya bisa merasakan kepraktisan dalam bekerja, namun hemat waktu, tenaga, hingga hemat uang.
Baca Juga: Ciri Ciri Kantor Modern yang Menjadi Kekhasannya
Untuk mendapatkan inspirasi kantor modern beserta peralatan pendukungnya, Anda bisa mengunjungi blog Smart Offices. Mewujudkan kantor yang nyaman, aman, dan juga efisien pun kini jadi selangkah lebih dekat.
